Strategi Awal Sebelum Menerapkan E-Procurement Indonesia
0 Comments

Pengadaan barang berbasis digital atau e-procurement untuk perusahaan merupakan cara pembelian modern yang efektif dan efisien. Eprocurement Indonesia memiliki beberapa manfaat lain seperti prosesnya cepat, harga barang atau jasa lebih kompetitif, biaya administrasi dapat ditekan, dan lebih transparan dalam urusan anggaran. Namun, sebelum menerapkan proses tersebut sebaiknya perhatikan dulu beberapa strateginya.

Strategi Melakukan Proses Pengadaan Online

Proses pengadaan barang melalui sistem online memang berdampak baik bagi perusahaan, namun bukan berarti akan berjalan baik secara otomatis sehingga tetap diperlukan strategi untuk menerapkannya. Strategi yang diterapkan akan memudahkan perusahaan dalam menjalankan proses e-procurement agar lebih sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Sehingga akan membuka peluang keberhasilan yang lebih besar.

  • Terapkan Key Performance Indicator (KPI)

Mengatasi kelemahan proses pengadaan konvensional yang berbelit-belit sehingga memakan waktu lama, e-procurement hadir dengan menyuguhkan sistem yang sudah terintegrasi. Dengan begitu, koordinasi antar pekerja, supplier, dan pihak terkait lainnya dapat lebih optimal dan transparan. Agar dapat mencapai tujuan tersebut, maka dibutuhkan key performance indicator sebagai panduan komunikasi antar berbagai pihak.

Key performance indicator (KPI) bertujuan sebagai parameter yang mengukur performa kinerja, dan tindakan apa saja yang harus diambil guna merealisasikan target yang ditentukan oleh perusahaan. Dengan kata lain, KPI memberikan gambaran visi dan misi yang jelas dari sebuah perusahaan. Lalu, mengapa dihubungkan dengan proses e-procurement?

Hal tersebut karena KPI mencerminkan tujuan perusahaan, maka pihak yang terlibat dalam proses pengadaan online akan mematuhi segala aturan yang ada. Dengan begitu, mereka memegang satu panduan yang sama untuk diterapkan sehingga menghindari adanya kesalahpahaman atau penyalahgunaan. Dapat juga dikatakan bahwa KPI merupakan bentuk komunikasi tertulis yang harus dipatuhi.

  • Pastikan supplier barang sesuai kriteria

Membeli suatu barang apalagi dalam jumlah yang banyak, tentu saja harus mengetahui seluk beluk pihak pemasoknya. Oleh sebab itu, susun terlebih dahulu seperti apa kriteria supplier yang sesuai dengan tujuan pengadaan barang. Pilihlah supplier yang handal dalam melakukan e-procurement dengan profesional dari mulai kualitas barang, kinerja, proses pengiriman, dan kelengkapan dokumen.

Dalam proses pengadaan secara manual, perlu usaha dan waktu yang lama dari mulai mengumpulkan informasi mengenai barang/jasa, informasi mengenai supplier yang handal, hingga menghubungi tiap-tiap supplier untuk meninjau kualitas barang/jasa. Namun, dengan procurement berbasis digital, semua berjalan lebih cepat, efisien, dan efektif. Nantinya, jangan lupa untuk selalu melakukan evaluasi.

  • Pilih platform e-procurement yang handal

Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah menentukan siapa yang akan menjadi perantara dari proses e-procurement tersebut. Terdapat banyak platform online yang menawarkan banyak fasilitas sehingga harus jeli dalam memilih mana yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Salah satu platform online penyedia e-procurement adalah Mbizmarket yang melayani perusahaan skala besar, menengah, dan kecil.

Mbizmarket menghadirkan pilihan vendor yang lebih beragam dengan harga yang tentunya lebih kompetitif. Hal tersebut merupakan bagian dari komitmen Mbizmarket untuk membantu pengadaan perusahaan secara cepat, transparan, dan hemat biaya. Selain itu, situsnya pun mudah digunakan dan proses transaksi dari mulai memilih produk, membuat permintaan hingga konfirmasi penerimaan barang tidak rumit.

Tidak mudah disangkal bahwa proses pengadaan barang dengan memanfaatkan teknologi internet memang mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan transparansi. Biaya operasional yang biasanya cukup menguras anggaran perusahaan pun dapat ditekan dan dikontrol dengan baik. Oleh sebab itu, banyak perusahaan besar maupun industri menengah/kecil yang beralih ke cara pembelian barang/jasa secara modern tersebut.